KAJIAN TEKNIS PENGADAAN JASA PENGGANDAAN &/ PENDISTRIBUSIAN BAHAN UJIAN

KAJIAN TEKNIS PENGADAAN JASA PENGGANDAAN &/ PENDISTRIBUSIAN BAHAN CETAKAN

Kajian oleh Triastono Rokhman, Anggota Divisi 1 Paguyuban JF PPBJ Kemenga Prop. Jatim

Jember, 03 Mei 2016

Pelaksanaan kegiatan yang bersumber dari APBN, kadang terdapat akun belanja bahan 521211 terkait kebutuhan bahan cetakan, mulai dari blangko, naskah ujian, LJK, amplop, ATK peserta kegiatan, dlsb.

Dari sisi akun 521211, penggunaannya terbatas hanya untuk bahan pendukung kegiatan non operasional (bersifat insidentil), sifatnya habis pakai, tidak masuk persediaan. Dari sisi pengadaan, masuk dalam kategori Pengadaan Jasa Lainnya.

Skema dasar pelaksanaan pengadaan adalah Identifikasi kebutuhan B/J → Penganggaran →  Pemaketan Pekerjaan → Cara Pengadaan → Pengorganisasian Pengadaan → KAK → Jadwal Pengadaan → Umumkan RUP → Pelaksanaan Pengadaan → Pelaksanaan Pekerjaan → Penilaian & serah terima hasil pekerjaan → Pelaporan.

Agar lebih mudah dipahami dan diaplikasikan, kita langsung ambil contoh pengadaan bahan ujian.

Tahapan Pelaksanaan kegiatan ujian:

1.       KPA menyusun dan menetapkan SK Tim Pelaksanaan Kegiatan Penggandaan & Pendistribusian Bahan Ujian, didalamnya memuat minimal Panitia Pelaksana Kegiatan, Tim Korektor, Pelaksana Pengadaan Belanja Bahan.

2.       PPK membuat Rencana Pelaksanaan Pengadaan, yang memuat HPS/RAB, Spesifikasi Teknis tertentu, Rancangan Kontrak, serta KAK. Terkait Bahan Ujian, PPK perlu mempertimbangkan:

-          Juknis / Petunjuk Operasional Standar Ujian yang berlaku.

-          Identifikasi Kebutuhan pelaksanaan ujian, mulai dari daftar nominatif peserta ujian, blueprint naskah soal ujian, lembar jawaban ujian, format sampul, BA pelaksanaan ujian, Daftar Hadir.

-          KAK dibuat sebagi acuan secara khusus yang harus dipenuhi oleh calon penyedia jasa.

Setelah rampung, PPK meminta Pokja ULP/Pej. PBJ untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia.

3.       Berdasarkan RPP tsb, PPK mengkoordinir kegiatan pelaksanaan ujian. Untuk yg terkait belanja bahan/jasa lainnya, PPK mengirimkan surat permintaan proses pemilihan penyedia ke Pokja ULP/Pejabat Pengadaan;

4.       Proses Pemilihan Penyedia dilaksanakan oleh Pokja ULP/Pej. PBJ sesuai mekanisme yg ada. Hasil pemilihan penyedia, diserahkan ke PPK untuk dilanjutkan ke proses Perjanjian Kontrak/Surat Pesanan, penyediaan barang/jasa lainnya oleh penyedia, penilaian hasil pekerjaan oleh PPHP (buat BA PHP), serah terima hasil pekerjaan oleh PPK (buat BAST), pembayaran hasil pekerjaan;

5.       PPK beserta panitia menyusun LPJ dilampiri seluruh bukti proses swakelola maupun pengadaan bahan/barang/jasa lainnya, untuk selanjutnya dilaporkan kepada KPA.

Ulasan pelaksanaan kegiatan pemilihan penyedia jasa penggadaan dan pendistribusian bahan ujian:

1.       Jika Pagu ≤ 50jt, dasar pokoknya Prepres 54/2010 jo Perpres 4/2015 Psl 55, Psl 57 (5); Perka LKPP 14/2012 Bab II huruf B angka 12 poin c.2).a), yaitu dengan cara pengadaan langsung melalui tahapan pembelian/pembayaran langsung. Tahapan prosesnya:

·         PPK menyusun RPP (HPS, spesifikasi teknis) dilampiri hasil survei; kemudian meminta Pej. PBJ untuk melaksanakan pengadaan;

·         Pej. PBJ melakukan transaksi langsung kepada calon penyedia terpilih yang responsif, dengan negosiasi teknis dan harga (BA);

·         Pej. PBJ melaporkan BA tsb ke PPK untuk dilanjutkan Surat Pesanan;

·         Pelaksanaan Pekerjaan oleh Penyedia;

·         Pekerjaan selesai, dinilai oleh PPHP (BA PHP), kemudian BA PHP diserahkan ke PPK;

·         PPK mempelajari BA PHP, lakukan serah terima (BA ST); sebagai dasar pembayaran hasil pekerjaan;

·         Bukti transaksi berupa Kuitansi.

·         Walaupun nilai pagu ≤50jt, namun jika didalamnya terdapat persyaratan khusus yang mengikat, dapat menggunakan mekanisme pengadaan langsung dengan meminta penawaran dari calon penyedia.

2.       Jika Pagu 50jt ≤ 200jt, maka dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung dengan permintaan penawaran dari calon penyedia. Tahapan Prosesnya:

·         PPK menyusun RPP (HPS, spesifikasi teknis) dilampiri hasil survei; kemudian meminta Pej. PBJ untuk melaksanakan pengadaan;

·         Pej. PBJ melakukan survei kualitas barang dan harga, minimal 2 sumber;

·         Pej. PBJ membuat Rencana Pemilihan Penyedia;

·         Pej. PBJ membuat Dokumen Pengadaan Langsung;

·         Pej. PBJ mengundang calon penyedia yang diyakini mampu, dilampiri dok. PL;

·         Calon Penyedia menyampaikan Isian Kualifikasi, Penawaran Administrasi Teknis dan Harga;

·         Pej. PBJ membuka dokumen penawaran, evaluasi administrasi & teknis dg sistem gugur; kemudian klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga;

·         Pej. PBJ membuat BAHPL, Surat Penetapan Penyedia dan mengumumkannya, kemudian menyerahkan ke PPK;

·         PPK mempelajari, untuk selanjutnya melakukan perjanjian berupa SPK;

·         Penyedia menyediakan barang/jasa sesuai SPK/SPMK;

·         Pekerjaan selesai, dinilai oleh PPHP dalam BA PHP;

·         BA PHP diserahkan ke PPK untuk menjadi dasar pertimbangan melakukan serah terima hasil pekerjaan oleh PPK (BA ST);

·         PPK melakukan pembayaran sesuai capaian hasil pekerjaan.

3.       Jika pagu 200jt ≤ maka dengan menggunakan mekanisme Lelang.

Contoh sederhana tabel perhitungan identifikasi kebutuhan bahan ujian:

Jenis Soal	Hal Soal	Jml Peserta per Kelas MA				Jml Total Hal Soal	Jml Total LJK	Jml Sampul Soal & LJK					Jml BA, DH
		Agm	Bhs	IPA	IPS			Agm	Bhs	IPA	IPS	Total	BA	DH
1. SKI	12	281	30	1.306	3.380	59.964	4.997	20	2	77	210	309	618	618
2. Bahasa Arab	17	281	30	1.306	3.380	84.949	4.997	20	2	77	210	309	618	618
3. Akhlak	15	281				4.215	281	20				20	40	40
4. Ilmu Kalam	11	281				3.091	281	20				20	40	40
5. Akidah Akhlak	15		30	1.306	3.380	70.740	4.716		2	77	210	289	578	578
6. Fiqih	12		30	1.306	3.380	56.592	4.716		2	77	210	289	578	578
7. Alqur'an & Al Hadits	17		30	1.306	3.380	80.172	4.716		2	77	210	289	578	578
Jumlah	99	1.124	150	6.530	16.900	359.723	24.704	80	10	385	1.050	1.525	3.050	3.050

No	Uraian Pekerjaan	Ketentuan	Vol		Rp	Jumlah Rp
1	Penggadaan Soal Ujian	A4 70gr putih, cetak 1 warna hitam	359.723	/hal/mapel/siswa	...	...
2	Penggandaan LJK	A4 80gr putih, cetak 2 warna hitam merah	24.704	/lbr/mapel/siswa	...	...
3	Penggandaan Cadangan Soal	A4 70gr putih, cetak 1 warna hitam, 20 paket soal per mapel per subra	5.940	/hal/mapel/siswa	...	...
4	Penggandaan Cadangan LJK	A4 80gr putih, cetak 2 warna hitam merah, 20 lbr LJK per mapel per subra	420	/lbr/mapel/siswa	...	...
5	Penggandaan Sampul Soal	Amplop Samson D/F4 24x35cm, Cetak 1 warna hitam	1.525	/mapel/ruang	...	...
6	Penggandaan Sampul LJK	Amplop Samson D/F4 24x35cm, Cetak 1 warna hitam	1.525	/mapel/ruang	...	...
7	Penggandaan Sampul Pengembalian LJK	Amplop Samson D/F4 24x35cm, Cetak 1 warna hitam	1.525	/mapel/ruang	...	...
8	Penggandaan BA Pelaksanaan Ujian dan Daftar Hadir	A4 70gr putih, cetak 1 warna hitam	3.050	/mapel/ruang	...	...
9	Pengepakan Soal dan LJK	Soal dan LJK, berikut BA dan Daftar Hadir di paket per mapel per ruang per MA penyelenggara, per subra.	1.525	/mapel/ruang/Penyelenggara/Subra	...	...
10	Pendistribusian	Didistribusikan ke setiap Subra, paling lambat 2 hari kalender sebelum Hari Pelaksanaan Ujian sudah terdistribusi lengkap.	3	/Subra	...	...
	Jumlah					...
	PPN 10%					...
	Jumlah Total HPS					...
	Rata-rata per paket siswa MA peserta Ujian untuk semua mapel inklud pajak					...

Karena pelaksanaan ujian ini bersifat rahasia sejak proses penggandaan hingga pendistribusian dari pihak manapun, dan tetap harus dijaga kerahasiaannya sampai dengan pelaksanaan ujian selesai, maka perlu dibuatkan KAK yang didalamnya memuat ketentuan khusus yang wajib dipenuhi oleh calon penyedia, mulai dari aspek keamanan, aspek personil, aspek Ruang Penggadaan, Pengepakan dan Pendistribusian, aspek mesin produksi, hingga aspek administrasi dan kualifikasi.

Beberapa catatan penting lainnya:

1.       Jika pelaksanaan ujian sangat mendesak, sedangkan anggaran masih dalam tahap pengusulan atau revisi anggaran, ataupun pagu indikatif sudah diterima namun masih menunggu definitifnya, maka jangan terburu patah semangat dan menyatakan tidak bisa. Dasar pertimbangannya adalah:

-          Kegiatan ujian adalah kegiatan RUTIN, WAJIB dan SUDAH TERJADWAL, dan TIDAK BOLEH BERHENTI/DITUNDA.

-          Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015 pasal 73 ayat 2 beserta paragraf penjelasannya, maka proses pemilihan penyedia dapat dilaksanakan sebelum RUP diumumkan untuk pengadaan barang/jasa tertentu.

-          Penandatanganan dan pelaksanaan Kontrak Pekerjaan hingga pembayaran hasil pekerjaan hanya dapat dilaksanakan jika anggaran sudah tersedia sesuai ketentuan yang berlaku.

-          Penyedia yang telah ditetapkan dari hasil pemilihan penyedia, diberikan informasi bahwa sumber anggaran DIPA masih dalam proses revisi atau apapun, dan seandainya hingga tanggal yang ditentukan untuk proses pelaksanaan pekerjaan masih belum tersedia alokasi anggarannya, atau dimungkinkan kurang, maka kepada Penyedia yang telah ditetapkan tidak diberikan ganti rugi atas pembatalan pelaksanaan Kontrak/Pekerjaan, dan penyedia ybs tidak menuntut apapun dari pihak penyelenggara ujian.

2.       Pertangungjawaban penggunaan anggaran 521211 hanya terbatas pada belanja bahannya, sedangkan untuk proses penyusunan/pembuatan blueprint Bahan Ujian dlsb, dibiayai dari akun / kegiatan lain.

Mohon masukan & koreksi jika masih terdapat kesalahan &/ kekurangan kami,

Demi mewujudkan pengelolaan pengadaan barang jasa yang Efisien, Efektif, Transparan, Keterbukaan, Bersaing, Adil/tidak diskriminatif dan Akuntabel.

Semoga Bermanfaat dan Terima kasih