KAJIAN TEKNIS TERKAIT PELAKSANAAN KEGIATAN YANG DIDALAMNYA TERDAPAT BELANJA BAHAN DAN PAKET MEETING DARI PERSPEKTIF ATURAN PENGADAAN DENGAN MEMPERTIMBANGKAN PERUNTUKAN AKUN

KAJIAN TEKNIS TERKAIT PELAKSANAAN KEGIATAN

YANG DIDALAMNYA TERDAPAT BELANJA BAHAN DAN PAKET MEETING

DARI PERSPEKTIF ATURAN PENGADAAN DENGAN MEMPERTIMBANGKAN PERUNTUKAN AKUN

Kajian oleh Triastono Rokhman, Anggota DIVISI 1 Paguyuban JF PPBJ Kemenag Prop. Jatim.

Jember, 01 Mei 2016

Pelaksanaan kegiatan yang bersumber dari APBN, biasanya terdiri dari akun 521211 (Belanja Bahan), 521213 (Honor Output Kegiatan), 522151 (Belanja Jasa Profesi), 524114 (Belanja Perjadin Paket Meeting dalam kota), maupun 522141 (Belanja sewa).

Dalam pelaksanaan kegiatannya, jika memang kita sendiri yang mengkoordinir pelaksanaannya, maka kita laksanakan secara SWAKELOLA TIPE 1, dan khusus belanja bahan dan atau jasa yang melibatkan pihak ketiga/penyedia, TETAP WAJIB kita laksanakan secara pemilihan penyedia, sesuai Perpres 54/2010 jo. Perpres 4/2015 pasal 29.

Tahapan pelaksanaannya:

a.       KPA menyusun dan menetapkan SK Pembentukan Panitia Kegiatan ybs. Selain panitia kegiatan, didalamnya juga diterakan klausul “untuk pengadaan bahan/barang, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan tenaga ahli tetap dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan”. Selain panitia, juga perlu ditetapkan anggarannya (sumber, nilai, batasan peruntukan), peserta, narasumber, hingga moderatornya;

b.      PPK membuat Rencana Pelaksanaan Pengadaan, yang memuat HPS/RAB, Spesifikasi Teknis tertentu, Rancangan Kontrak. Dilampiri bukti survei pendukung HPS. Perhatikan Permenpan 6/2015;

c.       Berdasarkan RPP tsb, PPK mengkoordinir kegiatan swakelola. Untuk yg terkait belanja bahan/jasa lainnya, PPK mengirimkan surat permintaan proses pemilihan penyedia ke Pokja ULP/Pejabat Pengadaan;

d.      Proses Pemilihan Penyedia dilaksanakan oleh Pokja ULP/Pej. PBJ sesuai mekanisme yg ada. Hasil pemilihan penyedia, diserahkan ke PPK untuk dilanjutkan ke proses Perjanjian Kontrak/Surat Pesanan, penyediaan barang/jasa lainnya oleh penyedia, penilaian hasil pekerjaan oleh PPHP (buat BA PHP), serah terima hasil pekerjaan oleh PPK (buat BAST), pembayaran hasil pekerjaan;

e.      Pelaksanaan kegiatan oleh PPK beserta panitia secara swakelola;

f.        Kegiatan selesai, PPK beserta panitia menyusun LPJ dilampiri seluruh bukti proses swakelola maupun pengadaan bahan/barang/jasa lainnya hingga notulensinya, untuk selanjutnya dilaporkan kepada KPA.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

a.       Penggunaan akun yang dilaksanakan secara swakelola tipe 1:

-          521211 seperti penyusunan materi, LPJ, dokumentasi;

-          521213 seperti honor panitia kegiatan;

-          522151 seperti honor narasumber, moderator;

-          524114 seperti transport/uang saku/harian untuk peserta/panitia/narasumber/moderator.

b.      Penggunaan akun yang dilaksanakan secara pemilihan penyedia:

-          521211 seperti ATK, perlengkapan peserta, konsumsi;

-          522141 seperti sewa gedung/peralatan;

-          524114 seperti Paket meeting halfday/fullday/fullboard.

c.       Jika kegiatan diluar kantor, pedomani Permenpan No. 6 Tahun 2015.

d.      Untuk penggunaan 524114, pedomani Surat Dirjen Perbendaharaan Kemenkeu No. S-4599/PB/2013 tanggal 03 Juli 2013 tentang Penjelasan lebih lanjut penggunaan akun perjalanan dinas berdasarkan Surat Menkeu No. S-2056/MK.5/2013.

e.      Untuk ketentuan jumlah dan pembayaran honor panitia, pedomani Permenkeu terkait Standar Biaya Masukan/Umum tahun ybs.

f.        Untuk pemilihan penyedia, pedomani Prepres 54/2010 jo Perpres 4/2015 juga Perka LKPP 14/2012.

g.       Untuk penggunaan akun, pedomani Keputusan Dirjen Perbendaharaan No. KEP-311/PB/2014 tentang Kodefikasi Segmen Akun Pada Bagan Akun Standar.

Ulasan per kegiatan pemilihan penyedia:

a.       Untuk belanja seperti ATK, perlengkapan peserta, konsumsi, masuk kategori pengadaan barang. Mekanisme menyesuaikan nilai pagux.

-          Jika Pagu ≤ 50jt, dasar pokoknya Prepres 54/2010 jo Perpres 4/2015 Psl 55, Psl 57 (5); Perka LKPP 14/2012 Bab II huruf B angka 12 poin c.2).a), yaitu dengan cara pengadaan langsung melalui tahapan pembelian/pembayaran langsung. Tahapan prosesnya:

·         PPK menyusun RPP (HPS, spesifikasi teknis) dilampiri hasil survei; kemudian meminta Pej. PBJ untuk melaksanakan pengadaan;

·         Pej. PBJ melakukan transaksi langsung kepada calon penyedia terpilih yang responsif, dengan negosiasi teknis dan harga (BA);

·         Pej. PBJ melaporkan BA tsb ke PPK untuk dilanjutkan Surat Pesanan;

·         Pelaksanaan Pekerjaan oleh Penyedia;

·         Pekerjaan selesai, dinilai oleh PPHP (BA PHP), kemudian BA PHP diserahkan ke PPK;

·         PPK mempelajari BA PHP, lakukan serah terima (BA ST); sebagai dasar pembayaran hasil pekerjaan;

·         Bukti transaksi berupa Kuitansi.

·         Walaupun nilai pagu ≤50jt, namun jika didalamnya terdapat persyaratan khusus yang mengikat, dapat menggunakan mekanisme pengadaan langsung dengan meminta penawaran dari calon penyedia.

-          Jika Pagu 50jt ≤ 200jt, maka dilaksanakan dengan cara pengadaan langsung dengan permintaan penawaran dari calon penyedia. Tahapan Prosesnya:

·         PPK menyusun RPP (HPS, spesifikasi teknis) dilampiri hasil survei; kemudian meminta Pej. PBJ untuk melaksanakan pengadaan;

·         Pej. PBJ melakukan survei kualitas barang dan harga, minimal 2 sumber;

·         Pej. PBJ membuat Rencana Pemilihan Penyedia;

·         Pej. PBJ membuat Dokumen Pengadaan Langsung;

·         Pej. PBJ mengundang calon penyedia yang diyakini mampu, dilampiri dok. PL;

·         Calon Penyedia menyampaikan Isian Kualifikasi, Penawaran Administrasi Teknis dan Harga;

·         Pej. PBJ membuka dokumen penawaran, evaluasi administrasi & teknis dg sistem gugur; kemudian klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga;

·         Pej. PBJ membuat BAHPL, Surat Penetapan Penyedia dan mengumumkannya, kemudian menyerahkan ke PPK;

·         PPK mempelajari, untuk selanjutnya melakukan perjanjian berupa SPK;

·         Penyedia menyediakan barang/jasa sesuai SPK/SPMK;

·         Pekerjaan selesai, dinilai oleh PPHP dalam BA PHP;

·         BA PHP diserahkan ke PPK untuk menjadi dasar pertimbangan melakukan serah terima hasil pekerjaan oleh PPK (BA ST);

·         PPK melakukan pembayaran sesuai capaian hasil pekerjaan.

-          Jika pagu 200jt ≤ maka dengan menggunakan mekanisme Lelang.

b.      Untuk sewa gedung/perelatan khususnya Paket meeting halfday/fullday/fullboard, masuk kategori pengadaan jasa lainnya.

Mekanisme bisa melalui pengadaan langsung sebagaimana huruf a di atas, juga bisamelalui mekanisme penunjukan langsung. Untuk penunjukan langsung, sesuai Perpres 54/2010 pasal 38 ayat 5, namun tidak wajib, karena tertulis “... Jasa Lainnya yang bersifat khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung ...”, dan pada huruf f tertulis “sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat”.

Jika kegiatan dilaksanakan di dalam kantor di luar jam kerja satker penyelenggara, maka 524114 hanya dapat untuk transport dan uang saku rapat, sedangkan konsumsi menggunakan 521211.

Jika kegiatan dilakukan di luar kantor dan di dalam kota satker penyelenggara, maka 524114 bisa full untuk transport/uang saku/harian untuk peserta/panitia/narasumber/moderator maupun Paket meeting halfday/fullday/fullboard. Dan konsumsi tidak dapat dibiayai dari 521211.

Jika kegiatan dilaksanakan di luar kota satker penyelenggara, gunakan akun 524114 untuk transport/uang saku/harian untuk peserta/panitia/narasumber/moderator maupun Paket meeting fullboard.

FULLBOARD - Satuan biaya paket fullboard disediakan untuk paket kegiatan rapat yang diselenggarakan di luar kantor sehari penuh dan bermalam/menginap. Komponen paket mencakup akomodasi 1 malam, makan 3 (tiga) kali, coffee break 2 (dua) kali, meeting room beserta fasilitasnya.

FULLDAY - Satuan biaya paket fullday disediakan untuk kegiatan rapat/ pertemuan yang dilakukan di luar kantor minimal 8 (delapan) jam tanpa menginap. Kornponen paket mencakup makan 1 (satu) kali, coffee break 2 (dua) kali, meeting room beserta fasilitasnya.

HALFDAY - Satuan biaya paket halfday disediakan untuk paket kegiatan rapat/pertemuan yang dilakukan di luar kantor selama setengah sehari minimal 5 (lima) jam. Komponen biaya mencakup makan 1 (satu) kali (siang), coffee break 1 (satu) kali, meeting room beserta fasilitasnya.

Dalam menentukan jenis kontrak yang digunakan, apakah bersifat lumpsum, harga satuan, ataupun gabungan keduanya, perlu mempertimbangkan: Kepastian jumlah dan harga; Volume dan kuantitas pekerjaan; Resiko pekerjaan; Tahapan pembayaran.

Kontrak Lump sum diuraikan dalam pasal 51 ayat (1) Perpres 70/2012 yaitu kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu sebagaimana ditetapkan dalam kontrak, dengan ketentuan sebagai berikut:

a.       Jumlah harga pasti dan tetap serta tidak dimungkinkan penyesuaian harga;

b.      Semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang/jasa

c.       Pembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuai dengan isi kontrak;

d.      Sifat pekerjaan berorientasi pada keluaran (output based);

e.      Total harga penawaran bersifat mengikat;

f.        Tidak diperbolehkan adanya pekerjaan tambah/kurang.

Kontrak harga satuan diuraikan dalam pasal 51 ayat (2) Perpres 70/2012 yaitu kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu yang telah ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut:

a.       Harga satuan pasti dan tetap untuk setiap satuan atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu;

b.      Volume atau kuantitas pekerjaan masih bersifat perkiraan pada saat kontrak ditandatangani;

c.       Pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa; dan

d.      Dimungkingkan  adanya pekerjaan  tambah kurang berdasarkan hasil pengukuran bersama atas pekerjaan yang diperlukan.

Kontrak gabungan lump sum dan harga satuan diuraikan dalam pasal 51 ayat (3) Perpres 70/2012 yaitu kontrak yang merupakan gabungan lump sum dan harga satuan dalam 1 (satu) pekerjaan yang diperjanjikan.

Mohon masukan & koreksi jika masih terdapat kesalahan &/ kekurangan kami

Demi mewujudkan pengelolaan pengadaan barang jasa yang Efisien, Efektif, Transparan, Keterbukaan, Bersaing, Adil/tidak diskriminatif dan Akuntabel.

Semoga Bermanfaat dan Terima kasih