KAJIAN
TEKNIS HUBUNGAN TUGAS DAN FUNGSI & PEMAHAMAN SKEMA PENGADAAN
BAGI PARA PELAKSANA
PENGADAAN BARANG/JASA
Kajian oleh Triastono Rokhman, Anggota DIVISI
1 Paguyuban JF PPBJ Kemenag Prop. Jatim
Jember, 03 Mei 2016
Organisasi pelaksana pengadaan barang jasa
pemerintah terdiri dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK), Pokja ULP/Pejabat Pengadaan, dan Pejabat/Panitia Penerima Hasil
Pekerjaan. Keempatnya memiliki tugas dan fungsi masing-masing yang harus sinergi
dan tidak boleh bertabrakan.
KPA
|
PPK
|
Pej. PBJ
|
PPHP
|
ULP
|
Fung. PBJ
|
·
SK
·
Susun, Tetap & Umumkan RUP
·
Tetapkan ULP, PPK, Pej. PBJ, PPHP, Tim Teknis
·
Tetapkan Pemenang PB/K/J >Rp100M PK >Rp10M
·
Awasi Anggaran
·
Laporan Anggaran
|
·
Kaji RUP
·
Tetapkan RPP (HPS, Spektek, Ra.Kontrak), KAK
·
SPPBJ, Kontrak/Bukti lainnya
·
Awasi dan Kendalikan Kerjakan
·
ST Hasil Pekerjaan
·
Laporkan KPA
·
Tanggung jawab penuh Swakelola
·
e-purchasing
|
·
Kaji RPP PPK (boleh usul revisi RPP)
·
RPP Pemilihan Penyedia
·
Pemilihan Penyedia PB/K/J ≤Rp200Jt PK ≤Rp50Jt,
Tetapkan Pemenang
·
Serahkan dan Laporkan Hasil PBJ ke KPA/PPK
·
Penunjukan Langsung, e-purchasing
|
·
Nilai Hasil Pekerjaan, BA PHP
·
Laporkan ke PPK
|
·
Kaji RUP+penjadwalan, Kaji RPP PPK
·
Susun Strategi PBJ
·
Tetapkan Pokja ULP PB/K/J ≥Rp200Jt PK ≥Rp50Jt,
e-tendering, pelaksanaannya.
·
Monev PBJ
·
Kelola sistem informasi
manajemen pengadaan
·
Laporkan KPA
·
Laporkan penyimpangan PBJ, Usulkan Daftar Hitam
Penyedia
|
·
Perencanaan Pengadaan
·
Pemilihan Penyedia
·
Manajemen Kontrak
·
Manajemen Informasi Aset
|
Dalam rangkaian kegiatan pengadaan,
langkah-langkah secara teknis/aplikatif yang perlu dilakukan setiap komponen
adalah:
1.
KPA (bersama PPK, Fungsional PPBJ) melakukan
pemetaan POK utk bahan TOR+RAB dengan memperhatikan identifikasi kebutuhan end
user (pengguna/pemakai akhir atas aset hasil pengadaan), dan jika perlu
dilakukan revisi anggaran/POK yang sesuai;
2.
KPA (bersama PPK) menyusun draft RUP (bisa
mengajukan permohonan bantuan secara tertulis ke ULP &/ Fungsional PBJ
melalui Ka. Kan. Kemenag Kab. Jember);
3.
Draft RUP Final ditetapkan dan ditandatangani
oleh KPA;
4.
KPA membuat surat perintah kepada Admin SiRUP
untuk mengumumkan RUP;
5.
Admin SiRUP mencetak RUP dari SiRUP, ditanda
tangankan ulang ke KPA, di scan pdf,
diumumkan ulang di web resmi satker dan papan
pengumuman resmi satker.
6.
KPA (berkoordinasi dengan ULP &/
Fungsional PBJ) mempersiapkan teknis pelaksanaan pengadaan (Swakelola
maupun melalui Penyedia Barjas);
7.
KPA menetapkan SK Pelaksana PBJ (PPK, Pej.
PBJ, dan PPHP) untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya s/d Rp 200jt dan
pengadaan jasa konsultansi s/d Rp 50jt, pengadaan langsung, penunjukan
langsung, serta e-purchasing;
8.
atau KPA mengajukan permohonan tertulis ke
Ka. Kan. Kemenag Kab. Jember perihal “Permohonan Bantuan Pelaksanaan Pengadaan
oleh POKJA ULP” untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya di atas Rp200jt,
pengadaan jasa konsultansi di atas Rp50jt;
9.
PPK melakukan survei spesifikasi teknis dan
harga sebagai bahan pembuatan HPS;
10.
PPK menyusun dan menetapkan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan (Identifikasi Kebutuhan, HPS, Spesifikasi Teknis,
Rancangan Kontrak);
11.
PPK menyerahkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan
kepada Pej. PBJ &/ Pokja ULP untuk dilakukan proses Pemilihan Penyedia;
12.
Pej. PBJ &/ Pokja ULP melakukan proses
Pemilihan Penyedia;
13.
Pada akhir proses Pemilihan Penyedia, Pej. PBJ
&/ Pokja ULP menetapkan Penyedia dan melaporkan hasil kegiatan pemilihan
penyedia kepada KPA &/ PPK, serta menyerahkan salinannya;
14.
PPK mempelajari hasil kegiatan pemilihan
penyedia, dan jika setuju maka PPK membuatkan SPPBJ dan dilanjutkan dengan
penandatanganan kontrak/SPK;
15.
Pelaksanan, Pengawasan dan Pengendalian
jalannya proses KONTRAK/SPK sepenuhnya menjadi tanggung jawab dan kewenangan
PPK;
16.
Saat menjelang pembayaran termin capaian
pekerjaan, atau akhir masa pelaksanaan pekerjaan, maka PPK memerintahkan PPHP
untuk melakukan Penilaian Hasil Pekerjaan;
17.
PPHP melakukan penilaian hasil pekerjaan
(PHP), dibuktikan dengan BA PHP;
18.
BA PHP diserahkan oleh PPHP kepada PPK;
19.
PPK mempelajari BA PHP, dan jika setuju, PPK
menandatangani BAST sebagai dasar pencairan/pembayaran prestasi pekerjaan.
20.
Pej. PBJ/Pokja ULP dan PPK melaporkan hasil
pelaksanaan pengadaan kepada KPA.
Untuk mempermudah pemahaman terkait strategi
pemaketan pengadaan, berikut skema alur pengadaan berdasarkan Perpres 54/2010
hingga perubahan ke-empatnya pada Perpres 4/2015.
Khusus Terkait Pengadaan Secara
Elektronik, pada pasal 106 ayat 1 & 2 (disesuaikan dalam Perpres 4
Tahun 2015 Pasal I angka 13), pada dasarnya Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dilakukan secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering atau
e-purchasing.
Pada pasal
110 ayat 4 (Disesuaikan dalam Perpres 4 Tahun 2015 Pasal I angka 17),
dipertegas lagi bahwa K/L/D/I WAJIB melakukan E-purchasing
terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik. Namun
jika barang yang dibutuhkan belum tersedia dalam e-katalog LKPP, dapat
dilakukan proses pengadaannya melalui mekanisme pengadaan barang/jasa non-e-purchasing.
Tahapan
Teknisnya secara umum:
a.
PPK buat TOR-RAB, utamanya identifikasi &
perencanaan kebutuhan.
b.
PPK & Pej PBJ survei ketersediaan di
e-katalog LKPP.
c.
PPK susun dan tetapkan Rencana Pelaksanaan
Pengadaan (HPS, Spesifikasi Teknis, Rancangan Kontrak). Atas dasar prinsip
pokok PBJ, HPS dapat dibuat dengan membandingkan efisiensi harga dan
efektifitas pengadaan jika dilaksanakan secara e-purchasing atau non-epurchasing,
dengan didukung oleh bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.
d.
Pej. PBJ melakukan proses
e-purchasing/prosedur pengadaan lainnya.
e.
Kontrak/Pesanan, Pelaksanaan pekerjaan dan penyerahan
hasil pekerjaan oleh penyedia.
f.
Penilaian hasil pekerjaan oleh PPHP dan serah
terima oleh PPK
g.
Pembayaran pekerjaan oleh PPK.
Untuk pengadaan melalui swakelola, perlu
perhatian khusus, tidak bisa dilakukan suka-suka hati.
inti dari swakelola adalah pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat. Kecuali Pengadaan Bahannya, tetap melalui mekanisme pemilihan penyedia oleh Pej. PBJ/Pokja ULP/Tim Pengadaan Pokmas.
inti dari swakelola adalah pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat. Kecuali Pengadaan Bahannya, tetap melalui mekanisme pemilihan penyedia oleh Pej. PBJ/Pokja ULP/Tim Pengadaan Pokmas.
Prosedur
Swakelola meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan,
pelaporan dan pertanggungjawaban pekerjaan. (Pasal 26 ayat (3))
TIPE
& PERSYARATAN SWAKELOLA
(pasal 27)
TIPE 1 - Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab Anggaran
a.
Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh K/L/D/I
b.
Menggunakan pegawai sendiri &/ pegawai K/L/D/I lain &/ Tenaga Ahli
c.
Bila menggunakan tenaga ahli, tidak melebihi 50% dari keseluruhan pegawai
K/L/D/I yang terlibat dalam pekerjaan
a. Direncanakan dan diawasi
oleh K/L/D/I
b. Pelaksanaan pekerjaan
dilakukan oleh K/L/D/I lain
TIPE
3 - Swakelola oleh Kelompok
Masyarakat Pelaksana Swakelola
a. Direncanakan, dikerjakan dan
diawasi oleh kelompok masyarakat
b. Sasaran ditentukan oleh K/L/D/I
penanggungjawab anggaran
Pelaksanaan pengadaan barang/jasa hanya
diserahkan kepada kelompok masyarakat pelaksana swakelola yang
mampu melaksanakan pekerjaan. Pengadaan pekerjaan konstruksi hanya
dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana. Konstruksi
bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Penanggung Jawab Anggaran untuk
selanjutnya diserahkan kepada kelompok
masyarakat.
Mohon
masukan & koreksi jika masih terdapat kesalahan &/ kekurangan kami
Demi mewujudkan pengelolaan pengadaan barang jasa yang Efisien, Efektif, Transparan, Keterbukaan, Bersaing, Adil/tidak diskriminatif dan Akuntabel
Demi mewujudkan pengelolaan pengadaan barang jasa yang Efisien, Efektif, Transparan, Keterbukaan, Bersaing, Adil/tidak diskriminatif dan Akuntabel
Semoga Bermanfaat dan Terima kasih
